28/12/2023: Organisation du Contrôle sur Archives du Ministère de la Défense

Arrêté du 28 décembre 2023 portant organisation des modalités d’exercice du contrôle scientifique et technique sur les archives du ministère de la défense

• Article 1

  La direction de la mémoire, de la culture et des archives est responsable du contrôle scientifique et technique sur les archives de la défense qu’elle conduit et met en œuvre.
  Elle veille à son application.

• Article 2

  Les modalités d’exercice du contrôle scientifique et technique comprennent :
  1° L’élaboration et la définition de règles et normes de gestion, d’évaluation, de sélection, de collecte, de conservation, de communication et de diffusion des archives de la défense, quels que soient leur âge, leur support et leur lieu de conservation ;
  2° L’audit général des missions dévolues aux services publics d’archives dans l’article R. 212-4-1 du code du patrimoine. L’audit sur l’ensemble des fonctionnalités et actions d’entrée, accès et gestion des systèmes d’archivage électronique ;
  3° La validation des rapports annuels et des projets scientifiques, culturels et éducatifs des services d’archives, ainsi que des dispositions relatives aux archives dans les contrats d’objectifs et de performance des établissements publics placés sous tutelle du ministère de la défense ;
  4° L’inspection des services publics d’archives du ministère de la défense ;
  5° Le conseil et l’inspection des services producteurs ou services versants ;
  6° La validation des tableaux de gestion élaborés en lien avec les services producteurs ou services versants, en application de l’article R. 212-67 du code du patrimoine ;
  7° La validation des chartes d’archivage et des stratégies d’archivage des systèmes d’information, élaborées en lien avec les services producteurs ou services versants et comprenant notamment un tableau de gestion ;
  8° La vérification de la conformité des tableaux de gestion, des chartes d’archivage et des stratégies d’archivage avec les directives ministérielles ;
  9° Le visa des bordereaux d’élimination et l’avis sur le sort réservé au contenu des systèmes d’information à l’occasion des retraits de service ;
  10° La validation de la partie archivage des cahiers des charges des systèmes d’information élaborés par les services producteurs ;
  11° L’autorisation de l’externalisation de la conservation des archives d’un service producteur et les visites d’inspection auprès du prestataire pour évaluer les conditions de conservation et de communication administrative ;
  12° La validation et le contrôle des projets de création et d’aménagement de locaux d’archives et la vérification de la conformité aux normes archivistiques des projets de construction de bâtiments dédiés à la conservation des archives ;
  13° La validation et le contrôle des plans de sauvegarde ou plans d’intervention d’urgence et des plans de conservation préventive des services d’archives ;
  14° La validation et le contrôle des plans de numérisation patrimoniale des services d’archives ;
  15° La validation et le contrôle des projets de dématérialisation à valeur probante des services producteurs ou services versants.

• Article 3

  La direction de la mémoire, de la culture et des archives exerce sur l’ensemble des archives de la défense les actions décrites aux 1°, 2°, 3°, 4°, 8°, 11°, 12°, 13°, 14° de l’article 2.
  Elle exerce également les actions décrites aux 5°, 9° et 15° de l’article 2 sur les archives conservées par les services d’archives intermédiaires du ministère de la défense, dont la liste est fixée par arrêté, ainsi que sur les archives des établissements publics placés sous la tutelle du ministère de la défense.

• Article 4

  L’établissement de communication et de production audiovisuelle de la défense exerce sur les archives audiovisuelles, photographiques et multimédias de la défense les actions décrites aux 5° et 9° et 15° de l’article 2, à l’exception des archives conservées par les services d’archives intermédiaires du ministère de la défense et les établissements publics placés sous la tutelle du ministère de la défense.
  L’établissement de communication et de production audiovisuelle de la défense exerce également sur les archives de la défense relevant de sa compétence les actions décrites aux 6°, 7° et 10° de l’article 2.

• Article 5

  Le service historique de la défense exerce sur les archives de la défense autres que celles relevant de l’établissement de communication et de production audiovisuelle de la défense les actions décrites aux 5°, 9° et 15° de l’article 2, à l’exception des archives conservées par les services d’archives intermédiaires du ministère de la défense et les établissements publics placés sous la tutelle du ministère de la défense.
  Le service historique de la défense exerce également sur les archives de la défense relevant de sa compétence les actions décrites aux 6°, 7° et 10° de l’article 2.

• Article 6

  Le c du 1° de l’article 5 de l’arrêté du 5 novembre 2012 portant organisation du service historique de la défense est remplacé par les dispositions suivantes :
  « c) Des étrangers ayant servi dans l’armée française dont les dossiers conservés à titre définitif sont archivés au bureau des anciens de la Légion étrangère ; ».

• Article 7

  Le directeur de la mémoire, de la culture et des archives est chargé de l’exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.