Arrêté du 28 décembre 2020 portant création de traitements automatisés de données à caractère personnel relatif à l’élection des membres des conseils de la fonction militaire et du Conseil supérieur de la fonction militaire

Il est créé au ministère de la défense un système de vote électronique par internet pour l’élection des membres des conseils de la fonction militaire du service du commissariat des armées, du service d’infrastructure de la défense et des membres du Conseil supérieur de la fonction militaire.
Ce système dénommé « E-vote militaire » est placé sous la responsabilité du secrétaire général du Conseil supérieur de la fonction militaire.

Au sein de ce système de vote électronique il est créé deux traitements automatisés distincts, dénommés « Fichier des électeurs » et « Urne électronique ».
Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur et pour chaque scrutin, à partir de la liste électorale, l’identifiant nécessaire aux opérations de vote, d’identifier les électeurs ayant pris part à chaque scrutin et d’éditer chaque liste d’émargement.
L’urne électronique est destinée à recueillir pour chaque scrutin les votes exprimés.

Les catégories de données à caractère personnel et informations enregistrées dans le traitement sont définies en annexe du présent arrêté.
Les données relatives aux électeurs mentionnées au point 1° du III de l’annexe sont anonymisées et chiffrées, à l’exception des données téléphoniques nécessaires à l’authentification des électeurs, puis fournies au prestataire mentionné au 6° de l’article 4 par un canal sécurisé.

Sont destinataires des données et des informations strictement nécessaires à leur mission, à raison de leurs attributions respectives et dans la limite du besoin d’en connaître :
1° Le secrétaire général du Conseil supérieur de la fonction militaire dans le cadre de la gestion des listes électorales, de l’organisation et du contrôle des opérations de vote ;
2° Les secrétaires généraux des conseils de la fonction militaire du service du commissariat des armées et du service d’infrastructure de la défense dans le cadre du recueil des données, aux fins d’élaboration et de gestion des listes électorales et aux fins de gestion des candidatures ;
3° La commission prévue à l’article R. 4124-22 du code de la défense chargée du contrôle des opérations de vote ;
4° L’expert indépendant chargé du contrôle des opérations de vote et de scellement des urnes ;
5° Les agents de la direction des ressources humaines du ministère de la défense chargés de la transmission des données au prestataire mentionné au point 6° du présent article ;
6° Le prestataire chargé de la conception, de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique.

Les données à caractère personnel et les informations enregistrées dans le traitement sont conservées, dans les conditions prévues à l’article 24 du décret du 2 novembre 2020 susvisé, pendant une durée de deux ans à compter de leur enregistrement. A l’issue de ce délai, elles sont supprimées définitivement.
En cas de procédure administrative ou contentieuse, ce délai peut, le cas échéant, être prorogé jusqu’à l’intervention d’une décision devenue définitive.

Toute opération relative au traitement créé par le présent arrêté fait l’objet d’un enregistrement comprenant l’identification de l’utilisateur, la date, l’heure et la nature de l’opération. Ces informations sont conservées pendant une durée d’un an maximum, avant, le cas échéant, archivage intermédiaire pour une durée ne pouvant excéder cinq ans.

Le présent traitement est fondé sur les obligations légales liées à l’élection des membres des organismes consultatifs et de concertation prévues par les dispositions susvisées du code de la défense.
L’information des personnes concernées est assurée dans les conditions prévues par l’article 13 du règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 susvisé, par la mention apposée sur l’acte de volontariat pour les candidats et par une mention accessible sur l’application de vote électronique pour les électeurs.
Les droits d’accès, de rectification, de limitation et d’opposition prévus aux articles 15, 16, 18 et 21 du règlement s’exercent par courrier postal auprès du secrétaire général du Conseil supérieur de la fonction militaire, Ecole militaire, case 57, 1, place Joffre, 75700 Paris SP 07 ou par courriel : csfm.sg.fct@intradef.gouv.fr.

Le présent arrêté sera publié au Journal officiel de la République française.